Problemática comunicacional
por el Lic. Rubén H. Ciancio *

El dueño ausente

Una de las características más importantes que tienen las escuelas organizadas como Fundaciones o Asociaciones Civiles sin Fines de Lucro es la ausencia de un dueño visible. Los órganos decisorios y ejecutivos conformados, no reemplazan la figura del dueño o directorio de una S.A., aunque asuman sus responsabilidades con total compromiso.

Los miembros de la Comisión Directiva, así como los directores de sección, asumen responsabilidades acotadas a su ámbito de acción,  sin  la mirada sistémica que moviliza a toda la institución y que repercute en la imagen y en el mensaje que se desea difundir.

Por este motivo, la necesidad de desarrollar una comunicación interna y externa coherente con la imagen institucional será un objetivo clave en la vida de estas organizaciones.

Objetivo de la imagen

La escuela al igual que cualquier otra organización de servicios orientados a la comunidad, debe realizar un análisis de sus fortalezas, para que a partir del mismo se diseñe la estrategia comunicacional.

Numerosos pueden ser los motivos que puedan tomarse para constituirlos en objetivos de imagen, sin embargo es conveniente centrarse en unos pocos y que sean representativos de los valores sostenidos de la organización. Estos motivos pueden ser generales, por ejemplo, el prestigio educativo, ser una Fundación o Asociación Civil sin fines de lucro o bien, particulares como por ejemplo, las raíces fundacionales y la calidad y continuidad de los docentes en la institución.

Normalmente, estos valores o fortalezas no se transmiten convenientemente y no siempre por falta de medios, sino de voluntades o conocimientos.

Las instituciones educativas cuentan normalmente con medios formales e informales de comunicación. Muchos de ellos responden a las necesidades ineludibles que deben afrontar por cuestiones normativas o por su propia naturaleza. Esto es tan simple como decir que le guste o no, la escuela tiene la necesidad de contar con estos medios, más allá de la decisión de haberlos implementado con un objetivo comunicacional. Estos recursos impuestos  por los motivos señalados,  pueden ser incorporados dentro de la estrategia comunicacional de la escuela y constituirse en un interesante valor agregado.

Medios de comunicación

La mayoría de los siguientes medios formales de comunicación no están al alcance de todas las escuelas:

•Boletín o revista institucional

•Circulares de directores y/o Comisión Directiva

•Folleto institucional

•Carteleras

•Notas personalizadas

•Cuaderno de comunicaciones

•Avisos publicitarios

•Gacetillas impresas o virtuales (vía e-mail)

•Reuniones de padres

•Reuniones de Comisión Directiva

•Reuniones de directores

•Asamblea General Ordinaria

•Memoria y Balance General

•Carpeta de Inscripción

•Estatutos

•Ficha personal del alumno

•Carpeta de Información al personal ingresante

Sujetos informales de comunicación

La institución escolar se caracteriza por mantener en forma continua un enorme aparato informal de comunicaciones sustentado por la acción cotidiana de los sujetos que la componen. Ellos son:

Docentes: incluye personal directivo, docentes, no docentes.

En consecuencia confluye en la institución escolar a través de la vinculación de los sujetos mencionados:

•La información suministrada por la maestra a los alumnos.

•La información suministrada por la maestra a la familia.

•La información suministrada por el personal administrativo y/o de maestranza a la familia, a los alumnos y a otros empleados.

•Las consultas telefónicas realizadas entre familia-colegio y familia-familia.

•La información proveniente de “mi hijo dice...”

•El comentario informal de un miembro de Comisión Directiva.

•Una discusión de puertas abiertas.

Aspectos no asumidos

Muchas escuelas  se han definido y caracterizado como “entidad de perfil bajo”  entendiendo con ello no pasar los límites externos en materia de comunicación. Dicho de otra forma, ha pensado que su receptor solamente era el siguiente:

Con este público existe un acuerdo tácito sobre el colegio. “Ya está todo dicho” o “nada hay que aclarar”. De esta manera, las situaciones resueltas sin consideración profunda de las consecuencias, el prestigio obtenido y las soluciones no traumáticas establecidas en los momentos críticos sólo permitieron  ver  la realidad interna y no más allá. No se tiene en cuenta la percepción que otros tienen de la escuela (dentro y fuera de ella). La “radio pasillo” permite forjar los cristales aptos para todo tipo de mirada.

La comunicación sectorial (jardín, primaria, secundaria, etc. por separado) tiene más peso que la institucional.

Esta descripción no señala solamente  errores de conducción. Interesa, observar y describir las condiciones que imponen el estilo comunicativo. Éste requiere atender las características de la cultura institucional.

La cultura institucional es la idiosincrasia de la organización. En ella subyacen los valores y las creencias compartidas. La cultura se manifiesta habitualmente por medio de ritos, lenguajes, símbolos, lemas, etc., representada normalmente por sus raíces fundacionales. Forman parte del acervo cultural comunicacional el Himno del Colegio, el uniforme, algunas peregrinaciones, actos tradicionales, los proyectos solidarios, etc.

La cultura responde a un proceso de aprendizaje social, resultante de la adaptación al entorno y de la integración interna de la organización. Los fundadores y otras personas claves en la organización (directores, Comisión Directiva, donantes, etc.) constituyen un factor vital en su desarrollo.

Gráficamente tiene la siguiente evolución e influencia:

La comunicación eficaz

Una comunicación eficaz es una comunicación claramente entendida. Dado que una comunicación se orienta a provocar cierta acción, la eficacia radica en que se logre el objetivo propuesto. O sea, que la comunicación eficaz es aquella que logra la acción buscada.

En consecuencia, la comunicación eficaz no sólo debe brindar la información pertinente a las personas afectadas, sino que también debe motivar positivamente en el camino de la implementación efectiva.

Un oponente que puede tener la comunicación eficaz es la brecha existente entre quien comunica y las personas a quienes se comunica (emisor y receptores)

Estilo comunicacional

La distancia que media entre lo objetivo y lo percibido está constituido por un conjunto de elementos intangibles que rodea a la organización o al servicio ofrecido y de los cuales la imagen institucional (también llamada imagen de marca) es fundamental.

La imagen institucional se convierte así en un enorme valor agregado –capital inmaterial-, que le da consistencia a los servicios ofrecidos y prestigio a los sujetos que integran la organización.

Este concepto, que constituye verdaderamente un cambio paradigmático, trae consigo una visión más sistémica e integral de la organización, donde la comunicación incidirá en la construcción de la imagen, o sea: la identidad y personalidad de la institución.

Por lo tanto es necesario establecer un estilo comunicacional inserto dentro de una estrategia global. Para  lograr esta tarea es necesario:

Dimensión interna de la comunicación

La dimensión interna formal e informal de la comunicación comprende los modelos de mensajes compartidos entre los miembros de la organización. Es la interacción humana que ocurre dentro de las organizaciones y entre sus miembros.

La cultura de los grupos que conforman la institución y las posiciones individuales no siempre coinciden, pueden estar en conflicto y generar  oposición de poderes

Los grupos son inevitables y nadie puede dejar de pertenecer a alguno. La dinámica grupal ayudará a implementar un proceso de contención del conflicto a través de la comunicación eficaz siempre que:

•Haya personas capaces de comunicarse,

•Estén dispuestas a actuar conjuntamente, y

•Tengan  claros los procedimientos para lograr un objetivo común.

El modelo de Rensis Likert  establece el carácter del proceso de comunicación interna a través de los siguientes grados:

•“Grado de interacción y comunicación dirigido a alcanzar los objetivos de la organización.

•Dirección del flujo de la información.

•Grado en que las comunicaciones en sentido descendente resultan aceptadas por los subordinados.

•Exactitud de la comunicación en sentido ascendente y a través de la línea.

•Grado de compenetración en lo psicológico entre los superiores y sus subordinados; concretamente hasta qué extremo conoce y comprende el superior aquellos problemas con que se enfrentan los subordinados”.

No se incluye en el modelo descripto, la comunicación horizontal que es aquella que se realiza entre pares de una misma sección o de una sección con otra.

Desde la dimensión interna de las comunicaciones se construye el diagnóstico de la propia imagen, constituyendo las fortalezas y las debilidades de la organización.

Dimensión externa de las comunicaciones

Es importante tener presente que la comunicación en las organizaciones no se da sólo entre individuos que son miembros de ella. Las organizaciones están insertas en un entorno relevante que requieren de una comunicación eficaz para obtener su lugar dentro del mismo.

Desde la dimensión externa de la comunicación se constituyen las oportunidades y las amenazas, conformadas a través de la situación y la dinámica de los públicos y la configuración del escenario de acción de la organización.

(Likert, Rensis, New Patterns of Management, Mc Graw-Hills, 1961)

*Licenciado en Administración y Magister en Gestión de  Proyectos Educativos/Administrador General de la Asociación Cultural Pestalozzi/Profesor Titular de “Gestión de la información para la toma de decisiones” en la Licenciatura en Gestión Educativa de la Universidad CAECE/Consultor de Instituciones Educativas. Coautor, junto al Prof. Raúl de Titto y Luis Mesyngier del libro “La escuela exigida”, Grupo Editorial Temas. 1999.

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